第一章 总 则
第一条 为规范和加强学校科学技术研究档案（以下简称科研档案）管理工作，充分发挥我校科研档案的社会经济效益，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《科学技术研究档案管理暂行规定》，特制定本办法。
第二条 科研档案是指在科学技术研究过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。
第三条 科技产业处全面负责统一管理全校的科技档案，为科技文件形成单位，负责科技文件和材料的积累、立卷和归档工作。档案室负责科技档案接收、整理、保管和统计工作。
第二章 管理原则
第四条 科技档案工作是科技管理工作的重要组成部分，是科技活动的重要环节，项目管理处应按照统一管理科技档案的基本原则，把科技档案管理与课题管理、成果管理紧密结合起来。
第五条 科技档案工作应贯彻科研工作的始终，实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果及科研人员提职考核与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。
第三章 科技档案整理、立卷、归档
第六条 科研文件材料的归档范围主要包括：
（一）科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书，开题报告，调研报告，方案论证和协议书、合同等文件；
（二）研究实验阶段：经过整理的具有使用保存价值的实验记录、测试和观测的数据资料和各种实物标本及样品等，包括各种载体的重要原始记录，仪器设备的总体外型照片或运行录象，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等，实验中取得成功的材料以及失败和中断试验的材料。
（三）总结鉴定验收阶段：工作总结，科研报告，论文，专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况、决算材料等。包括研究成果的鉴定、评价、同行评议意见，扩大试验和推广使用的材料
（四）成果和奖励申报阶段：发表和未发表的论文、专著的手稿和打印稿；成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。
（五）推广应用阶段：推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。
（六）项目申请书、研究计划任务书、说明书、开题报告、工作方案、合同协议书、来往文件、重要会议记录，及国内外调研材料。
第七条 科研文件材料的归档流程
（一）收集、分类整理：参考《归档部门代码、分类号表》、按照《东北电力大学各类档案归档范围及保管期限表》将本部门的文件材料收集齐全。分年度、分类别、分问题、分保管期限。
（二）立卷组合 ：立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，便于查找利用为原则。同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过200页。
（三）排列卷内文件材料（按重要程度或时间顺序）。
（四）修整文件材料：对在装订线以外有字迹或破损的文件材料要进行加边、修补和裱糊。对较大的表格，要适当地折叠。去掉文件材料上的金属物,档案文件材料上不能留有曲别针、书订、大头针等金属物。
（五）编写页号：用铅笔为卷内文件编页号，无论单面或双面只要有字迹，均应一面编写一个页号。页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角，正面右下角，反面左下角。每卷文件材料为一个流水号，即1、2、3……N。
（六）著录：以卷为单位，根据本卷文件内容拟写档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等各著录项目，登陆“档案管理系统”、录入案卷级目录和文件级目录。
（七）打印：计算机录入完毕后用档案管理软件打印案卷封面一份、备考表一份、案卷目录、文件目录、案卷移交目录各两份。
（八）填写备考表：备考表需填写立卷人、检查人、立卷时间。
（九）装订：将一个完整的案卷，其中包括：案卷封面→卷内文件目录→文件材料→备考表（从上至下的顺序）用标准细线，采用三孔一线法装订成卷。
（十）移交归档和验收：将验收合格的档案向校档案馆移交。
第八条 与校外单位共同承担的科研项目，由我校主持的，我校负责收集整理全部科研文件材料归档；由外单位主持的，我校负责整理部分的科研文件材料归档。
第四章 附 则
第九条 本办法自发布之日起执行，原发布的相关规定同时废止。
第十条 本办法由科技产业处负责解释。
信息公开 